ردود أولى أسرع
يحصل العملاء على إجابة وهم ما زالوا يقررون.
واتساب والاستفسارات
ردّ على كل استفسار، حتى عندما يكون الفريق مشغولاً.
تبدأ معظم حجوزات الصالونات برسالة واتساب. تضمن وصلة أن تحصل كل رسالة على رد سريع وصحيح، وأن تتحوّل إلى حجز، لا إلى محادثة منسية.
ما يحدث اليوم
موظفة الاستقبال لديك هي مكتب واتساب، والهاتف، والكاشير، ومستقبِلة الضيوف عند الباب، كل ذلك في الوقت نفسه.
- الأسئلة نفسها طوال اليوم: الأسعار، وأوقات العمل، والموقع، و«عندكم شي الليلة؟»
- تصل الرسائل والفريق مشغول مع العملاء، فتنتظر.
- استفسارات ما بعد ساعات العمل تبقى حتى الصباح.
- رسائل Instagram وواتساب في مكانين مختلفين.
- لا أحد يتابع من سأل ولم يحجز.
ما يكلّفك ذلك
نادراً ما يبدو الأمر مشكلة، لأنه يحدث بضع دقائق في كل مرة.
- العميل الذي ينتظر طويلاً يحجز في مكان آخر.
- وقت موظفين مهرة يضيع في نسخ قوائم الأسعار ولصقها.
- لا سجل لمن سأل، وماذا أراد، ولماذا لم يحجز.
ما يجب أن يحدث بدلاً من ذلك
تُجاب الأسئلة الشائعة فوراً وبدقة، بالعربية أو الإنجليزية. وتُراجَع المواعيد المتاحة من التقويم الفعلي. يحصل العميل على عرض حجز، لا على «لحظة، خلّني أتأكد». وأي طلب غير معتاد يُحوَّل إلى شخص، والمحادثة كاملة أمامه.
مثال على سير العمل
قبل وصلة
- تصل الرسالة
- موظفة الاستقبال تنتهي من خدمة عميل
- تراجع التقويم
- تتحقق من المصففة المتاحة
- ترد بعد 15 دقيقة
- العميل حجز في مكان آخر بالفعل
بعد وصلة
- تصل الرسالة
- يُجاب السؤال فوراً
- تُراجَع المواعيد المتاحة
- يُعرض الحجز ويُؤكَّد
- يُنبَّه الفريق عند الحاجة فقط
ما يمكن لوصلة ربطه
ما يمكننا ربطه يعتمد على ما تسمح به كل أداة، وسنخبرك بذلك بصراحة قبل أن نبدأ.
- WhatsApp Business
- رسائل Instagram
- نماذج الموقع الإلكتروني
Fresha أو نظام الحجز لديك- Google Calendar
- Google Sheets
ما الذي يجب أن يتغيّر
استفسارات ضائعة أقل
رسائل ما بعد الدوام وساعات الذروة تُلتقط، ولا تضيع بين المحادثات.
استقبال أكثر هدوءاً
يتولى فريقك المحادثات التي تحتاج فعلاً إلى شخص.
سجل واضح للطلب
اعرف ما يسأل عنه الناس، وما لم يحجزوه.
ابدأ بمهمة واحدة
أرِنا المهمة التي تعب فريقك من تكرارها.
أرسل لنا طريقة العمل، وسنخبرك بما يمكن تبسيطه.